Tervetuloa Suomen Tehohoitoyhdistyksen uusille verkkosivuille. Nyt on tullut aika poimia lähes vuoden uurastuksen hedelmät. Sitä ennen kerron kuitenkin teille miten tähän on päästy.
Verkkosivuprojekti lähti käyntiin viime vuoden puolella, kun hallitus totesi uusien verkkosivujen ja uuden jäsenrekisterin olevan tarpeen. Konkreettisesti työ alkoi vaatimusmäärittelyn kirjoittamisella, jossa kuvasin parhaan kykyni mukaan STHYn verkkosivustotarpeet sekä siihen liittyvän toiminnallisuuden. Vaatimusmäärittelyn kirjoittaminen oli koko projektin työläin osuus, koska siinä lyötiin lukkoon periaatteessa koko projektin suuntaviivat ja sivuston sekä siihen liittyvien palveluiden kokonaisuus. Dokumentti paisui melkoiseksi möhkäleeksi, mutta jälkeenpäin olen ollut tehtyyn työhön todella tyytyväinen. Vaatimusmäärittely on toiminut ohjenuorana ja sen kautta on ollut helppo esittää haluttavat asiat tarjouskilpailun aikana sekä myöhemmin toteutusvaiheessa.
Alkuvuodesta lähetin tarjouspyyntöjä palveluntarjoajille ja lopulta saimme kymmenkunta varteenotettavaa tarjousta takaisin. Tarjousten läpikäyminen oli yllättävän työllistävää. Tunsin, että on tärkeää saada tarjoukset keskenään mahdollisimman samalle viivalle tarjottujen ratkaisujen osalta, joten kävin tarjoajien kanssa vuoropuhelua ja esitin lisäkysymyksiä. Lopulta ratkaiseviksi tekijöiksi muotoutuivat tarjottu julkaisujärjestelmä ja jäsenrekisteri. Vaatimusmäärittelyä ja sitä kautta STHYn tarpeita vastasivat parhaiten WordPress(julkaisujärjestelmä) ja Flomembers(jäsenrekisteri). Tätä yhdistelmää tarjosi kolme yritystä, joista hallituksen kokouksessa projektimme toteuttajaksi valittiin Flo Apps Oy Helsingistä. Samalla päätettiin uusia myös yhdistyksen graafinen ilme, jonka toteutuksesta on vastannut Laine&Hallami Oy.
Flo Appsin ja Laine&Hallamin kanssa yhteistyö on sujunut mainiosti. Keväällä pidetyn aloituspalaverin jälkeen molemmat toimijat ovat urakoineet sarallaan ja samalla pitäneet kysymyksillään myös minut lämpimänä. Hyvin nopeasti aloituspalaverin jälkeen saimme uuden jäsenrekisterin käyttöön. Tässä kohtaa minulta eniten työtä vaati vanhan rekisterin siivous siirtokuntoon. Päivitimme mm. kaikki osoitteet postinsaajarekisterin kautta. Tarkistattehan kaikki vielä kuitenkin omat tietonne! Flo Apps järjesti meille toimihenkilöille jäsenrekisterin käyttökoulutuksen ja olemme toimistonhoitaja Kaisan kanssa sen jälkeen ylläpitäneet molempia rekistereitä. Tällä tavoin olemme saaneet siirtovaiheen hoidettua mahdollisimman jäsenystävällisesti.
Jäsenten kannalta uusi jäsenrekisteri on melko näkymätön. Käytännössä tulette jokainen saamaan aktivointilinkin sähköpostitse. Linkin kautta pääsette tarkistamaan ja tarvittaessa korjaamaan omat tietonne. Järjestelmä lähettää jatkossa kerran vuodessa kaikille linkin, jonka kautta tarkistuksen voi tehdä säännöllisesti. Tämän ominaisuuden avulla pystymme pitämään jäsenrekisterin osoitetiedot ajan tasalla ja näin Tehohoitolehtikin löytää paremmin perille.
Jäsenrekisterin uusiminen mahdollistaa myös tapahtumiin ilmoittautumisen, laskutuksen ja jäseneksi liittymisen muutoksen yksinkertaisempaan suuntaan. Jäseneksi voi liittyä uuden verkkosivuston kautta täyttämällä jäsenhakemuksen. Tallennettu hakemus menee toimistonhoitajan sähköpostiin ja hyväksymisen jälkeen jäsenrekisteri lähettää uudelle jäsenelle aktivointilinkin ja laskun sähköpostiin. Uusi jäsenrekisteri saa myös viitetiedot automaattisesti pankista, jolloin tiedämme on-line jäsenmaksutilanteen. Helppoa kuin mikä! Tapahtumiin ilmoittaudutaan myös verkkosivuston kautta ja ilmoittautumisvahvistus sekä lasku tulevat automaattisesti sähköpostiin. Huomaattehan, että laskutuksen osalta olemme luopuneet kokonaan verkkomaksumahdollisuudesta. Jäsenistön toiveesta maksamista yksinkertaistettiin tietoisesti ja kaikki laskut tulevat siis jatkossa sähköpostiin.
Heinäkuussa pääsin lopulta käsiksi herkullisimpaan vaiheeseen – sisällönsyöttöön. Flo Apps rakensi fyysisen ympäristön kaikilla pyydetyillä herkuilla ja minun tehtäväni oli sitten siirtää ja kirjoittaa sisällöt kohdilleen. WordPress oli minulle aiemmasta pintapuolisesti tuttu, mutta tässä projektissa siitä on tullut suorastaan ystävä. Tietojen syöttäminen on sujunut jouhevasti ja nopeasti. Uskon, että jatkossa sivuston ylläpitäminenkin on helppoa ja sitä voi helposti hajauttaa.
Sivuston rakenne on pyritty tekemään loogiseksi ja helppokäyttöiseksi. Asiasisältöjen pitäisi löytyä ilman harmaita hiuksia. Ulkonäkö on uudistettu täydellisesti ja vastaa nyt Suomen Tehohoitoyhdistyksen uutta graafista ohjeistusta – jossa muuten määritellään nyt myös yhdistyksen virallinen väri. Tumma sininen. Logo on uudistettu vanhaa kunnioittaen ja saamme käyttöömme myös uudet asiakirjamallit. Sosiaalisen median uudistuksen olette ehkä jo bonganneetkin. Uutta sivustolla on tämä blogi, jonka kirjoittajat vaihtuvat. Tavoitteena on tarjota teille noin kerran kuukaudessa uutta ja ajankohtaista tehohoitoon tai yhdistyksen toimintaan liittyvää luettavaa. Kirjoittajaksikin voi halutessaan ilmoittautua! Jäsensivuille kirjautumalla pääsette nauttimaan jäseneduista. Voitte selailla miellyttävästi Tehohoitolehteä, jonka uusimmat numerot on konvertoitu Flip Readeriin. Aiempien Tehohoitopäivien luennot ovat myös luettavissa jäsenalueella totuttuun tapaan.
Nyt elokuun puolessa välissä projektissa on enää jäljellä Grand Finale. Julkistus ja palaute – samalla huikea kokemus, että myös ehkä pelottavin vaihe kaikista. Olen itse viihtynyt tämän projektin parissa, vaikka se onkin vienyt leijonanosan tämän vuoden vapaa-ajasta. Eikä tämä todellakaan tähän lopu. Sivuston kehittäminen jatkuu toiveidenne mukaisesti. Kannattaa siis antaa aktiivisesti palautetta uusien sivujen palautelomakkeen kautta tai lähettämällä sähköpostia (webmaster@sthy.fi). Kaikkea uutta onkin jo mielessä – kannattaa tulla syksyn Tehohoitopäiville katsomaan itse miten uudistunut Suomen Tehohoitoyhdistys näyttäytyy.
Sivusto on tehty Teille – nauttikaa!
@Saija